Електронна трудова книжка. Що потрібно знати та як зареєструватись?

Електронна трудова книжка — це сервіс, що дозволяє подавати підписані кваліфікованим електронним підписом скановані копії документів, які підтверджують трудову діяльність. Це нововведення дозволить у майбутньому отримувати пенсію без необхідності додаткового подання документів.

Що змінилося? Які особливості дії закону?

Відтепер роботодавець зобов'язаний вести та надавати інформацію про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися у паперовій формі, в електронному форматі.

За законом, роботодавці та працівники мають 5 років на оцифрування документів. Після перевірки Пенсійним фондом України і внесення даних до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Паперовий документ стане необов'язковим і залишатиметься лише за бажанням як паралельний формат.

Де її знайти та як зареєструватися?

1. Увійдіть до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України та авторизуйтеся у зручний для вас спосіб:
   • За допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, або у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо.
   • За логіном і паролем. Для цього потрібно зареєструватися на порталі, використовуючи код, отриманий у територіальних органах Пенсійного фонду України (ПФУ). Для реєстрації необхідні паспорт, ідентифікаційний код та відповідна заява.
   • Через ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за допомогою КЕП, Mobile ID або Bank ID (наявність рахунку в одному з 27 банків України).

Хто може вносити інформацію?

Відомості про трудову діяльність можуть вносити як самі працівники, так і роботодавці. Для цього необхідно мати кольорові копії сторінок трудової книжки в хронологічному порядку накопичення інформації, а також копії всіх документів, які підтверджують трудову діяльність.

Якщо ви найманий працівник:

Щоб перевірити записи про трудові відносини, перейдіть у меню зліва до розділу “Електронна трудова книжка”.

Важливо! В електронній трудовій книжці відображаються дані про вашу трудову діяльність, починаючи з 2004 року. Якщо ваша трудова книжка містить записи про трудову діяльність, що стосуються періоду до 2004 року, ви можете додати цю інформацію самостійно, надіславши скан-копії відповідних документів.

На вебпорталі ПФУ стаж розраховується з 1 січня 2004 року. Стаж до цього періоду вважався трудовим і може бути зарахований як страховий на підставі трудової книжки та відповідних документів. Для цього:

1. Перейдіть у розділ “Комунікації з ПФУ”.
2. Оберіть пункт “Відомості про трудові відносини”.
3. Завантажте скан-копії документів або створіть електронний запис.

Якщо ви роботодавець

Щоб внести дані про працівника:

1. Перейдіть нижче та оберіть розділ “Відомості про трудові відносини робітника”.
2. Завантажте скан-копії необхідних документів.

Цей розділ дозволяє роботодавцям додавати актуальну інформацію про трудову діяльність працівників, підтверджуючи її відповідними документами.

Також, якщо ви ФОП:

Вам не потрібно вносити інформацію про свою діяльність, лише про найманих працівників.

Які документи потрібно вносити?

До електронної трудової книжки (ЕТК) необхідно завантажити всі документи, які підтверджують трудовий стаж та впливають на його розрахунок.

Окрім трудової книжки, можуть бути використані:

• документи про здобуття освіти;
• свідоцтво про народження дитини;
• військовий квиток;
• інші документи, що підтверджують трудовий стаж.

Наприклад, до 2004 року у трудовий стаж зараховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо у вас є відповідні документи, скануйте їх та додавайте до ЕТК.