В Україні триває поступовий перехід на електронний облік трудового стажу. Одним із ключових етапів цієї реформи стало оцифрування трудової книжки. Цей процес регулюється законом №1217-IX. Він передбачає п’ятирічний перехідний період, який завершується вже влітку 2026 року. До цієї дати українці мають подбати про те, щоб їхня трудова книжка була внесена до електронного реєстру.
У цьому матеріалі розповідаємо, як оцифрувати трудову книжку.
Коли потрібно оцифрувати трудову книжку
В Україні перехід на електронні трудові книжки розпочався у 2021 році. Відповідно до законодавства, оцифрування трудової книжки має завершитися до 10 червня 2026 року. Після цієї дати всі дані про трудову діяльність повинні бути внесені до електронної системи.
Чим раніше людина зробить оцифрування трудової книжки, тим менше ризиків виникне під час оформлення пенсії або підтвердження стажу.
Як повідомили у Пенсійному фонді України, перехід на електронний формат обліку трудової діяльності має низку важливих переваг. Зокрема, цифровий формат забезпечує безпечне зберігання інформації без ризику втрати чи пошкодження паперової трудової книжки. Крім того, він дозволяє швидко отримувати доступ до необхідних даних онлайн та значно спрощує процедури оформлення пенсій і інших соціальних виплат.
Як оцифрувати трудову книжку
Здійснити процедуру оцифрування трудової книжки можна дистанційно. Для цього достатньо скористатися вебпорталом Пенсійного фонду України та виконати наступний алгоритм дій:
Крок 1. Потрібно відсканувати всі сторінки, які містить трудова книжка, де є записи про роботу. Файли мають відповідати таким вимогам:
- кольорові сканкопії з оригіналу;
- чіткі зображення печаток, підписів і дат;
- формат JPG або PDF;
- розмір файлу до 1 МБ;
рекомендована якість сканування – 300 dpi.
Крок 2. Щоб подати документи на оцифрування трудової книжки, потрібно зайти в особистий кабінет. Вхід здійснюється за допомогою КЕП або “Дія.Підпис”.
Крок 3. У меню слід перейти до розділу “Комунікації з ПФУ”, а потім відкрити вкладку “Відомості про трудові відносини”.
Крок 4. Заповніть дані. Щоб це зробити потрібно:
- перевірити особисту інформацію;
- надати згоду на обробку персональних даних;
- додати сканкопії документів у правильному порядку.
Крок 5. Після підписання електронним підписом документи надсилаються до Пенсійного фонду. Статус обробки можна перевірити в розділі “Мої звернення”.